학원 원생 상담 기록, 이렇게 쌓으면 다릅니다
안녕하세요 원장님~ 👋
학부모 상담 후 내용을 어떻게 관리하고 계세요? 🤔
혹시 상담 내용을 기억에만 의존하시나요?
3개월 전에 학부모가 했던 말을
다음 상담에서 기억하고 있으면
학부모가 "우리 아이를 정말 신경 쓰는구나"라고 느껴요.
반대로 같은 이야기를 반복해서 설명해야 하면
"기록도 안 해두는구나" 하는 실망감이 생기죠. 🥲
오늘은 상담 기록 시스템 만드는 법을 알려드릴게요!
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1. 상담 기록이 왜 중요한가요?
상담 기록이 쌓이면 이런 것들이 가능해져요:
재등록 시점에 이전 고민을 꺼내 신뢰 구축
이탈 징후를 데이터로 파악 (상담 빈도 감소 등)
강사 교체 시에도 연속적인 케어 가능
분쟁 발생 시 근거 자료 활용
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2. 상담 기록에 꼭 들어가야 할 내용
상담 기록은 간단해도 돼요.
다음 5가지만 기록하세요:
① 날짜
② 상담 유형 (입학 상담 / 학습 상담 / 불만 상담 / 재등록 상담)
③ 학부모가 한 말 (키워드)
"수학은 좋아하는데 서술형이 약해요"
④ 우리가 한 말 / 약속한 것
"다음 달부터 서술형 추가 연습 자료 제공 예정"
⑤ 다음 액션 (follow-up)
"다음 달 중간에 서술형 향상 여부 확인 연락"
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3. 노션으로 상담 기록 DB 만들기
노션에서 상담 기록 DB를 만들면
원생별로 모든 상담 이력을 한눈에 볼 수 있어요.
노션 상담 기록 DB 구조:
원생 이름 (관계형 — 원생 DB 연결)
날짜
상담 유형 (셀렉트)
학부모 요청 사항
약속한 내용
팔로업 날짜 (날짜 속성)
팔로업 날짜를 설정해두면
노션 알림으로 "이 원생 팔로업 기한이에요"라고 알려줘요. 💡
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4. 상담 기록 활용법
재등록 시:
"지난 학기 초에 서술형이 약하다고 하셨는데,
이번 학기에 많이 향상됐어요. 이 부분 보여드릴게요."
→ 학부모가 "우리 아이를 정말 꼼꼼히 보는구나" 느낌
이탈 징후 포착:
상담 기록이 2개월 이상 없으면
학부모가 학원에 무관심해졌다는 신호일 수 있어요.
선제적으로 연락하는 타이밍을 알 수 있어요. 👀
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정리하면요~
상담 기록 5가지: 날짜 / 유형 / 학부모 말 / 우리 약속 / 팔로업
노션 DB로 통합 관리하면
원생 케어와 이탈 방지가 동시에 돼요. 💪
오늘도 학원 운영 화이팅입니다! 🔥